July 2017-Trick of the trade : 請人的十個提示

( by Kelman Cheung, Intern of Good Lab)

 

除了資金是重要之外,人手也是決定一間初創企業成功與否的一項重要因素。這次Trick of the trade 由 Raymond Chan 與 Kaley Au Yeung 主講,讓希望創業的年輕人可以更了解相關的知識。以下是一些顧主經常遇到的問題,當中的答案值得各位參考。

1)那些前期工作需要在面試新員工前完成呢?

聘請新人前的準備工作需要相當小心,因為處理恰當的話,這可能是能夠留住員工的其中一個原因。第一,僱主需釐清新聘請員工的職權、需要負責的事項等,因為若然未能清楚劃分職務,新員工容易不知道自己負責的範疇而感到不被公司所尊重,最後離職。到時候不單是僱主金錢上的浪費,也浪費了培訓新員工的時間,甚至拖延了其他工作的進度。

第二,僱主亦應認清公司文化,就例如公司若果需要員工有紀律,新聘請的就應有著比較遵守規則的性格 。

第三,在準備招聘廣告的時候,公司可能需要在字眼和廣告設計上花點心思,以突顯公司形象和增加吸引度。

但需要特別注意兩點:首先,招聘廣告中不能含有任何性別歧視字眼,例如不能指明不聘請殘疾人士或是某一個性別的人士。此外,私隱專員公署亦規定公司的招聘廣告有列出收集應徵者的個人履歷時,必須表明公司名稱,而且須寫上收取應徵者個人資料後的用途。

另外,在與應徵者的預約面試的電郵中可附上前往公司的地圖以及交通方法,一方面能夠方便求職者,減少延誤的情況,另一方面也為公司建立一個貼心和尊重應徵者的形象。

除此之外,聘請員工前應準備好職位申請表﹑僱傭合約等,方便資料記錄和保存,避免日後因勞資糾紛而惹起不必要的麻煩。

2)在面試的時候,有什麼應該注意的地方呢?

首先,面試的時間不應少於二十分鐘,以表示對求職者的尊重,也讓公司有足夠的時間了解對方是否合適的人選。與招聘廣告相類似,面試時某些歧視或涉及宗教的字眼需盡力避免,例如不能詢問應徵者有否計畫將來懷孕,以避免構成家崗位歧視等。僱主也可就應徵者的履歷內容,如空檔期(如有)﹑曾經參加過的活動﹑離職原因或個人履歷中缺少的資料去提出問題,從而更為了解對方的性格和志向。另外,僱主亦可詢問其上一任老闆對他的工作有什麼評價,以了解應徵者過往的工作表現。在面試中亦可以仔細觀察應徵者是否適合公司文化,因為當員工未能適應公司文化,其任職期亦不會長久。此外,僱主也應該留意應徵者的工作態度多過他們的工作技能,因為工作態度難以改變,反而技術則能夠訓練出來。

3)完結面試後,又有什麼跟進的工作呢?

正如早前所說,僱主需要製作好不同的表格,在表格上寫上私隱資料的運用外,也可以注名當中應徵者提供的資料確認為準確無誤,以保障自己的利益。另外,僱主也能製作評量表格予前任僱主,以便更直截地明白應徵者以前的工作情況來判斷其適合公司與否,唯需要先獲得應徵者的同意。之後,在影印應徵者的身份證的方面上,只有決定聘請該應徵者的情況下才能進行影印,並且需蓋下「COPY」的印章。

4) 在現時香港勞工法例下,怎樣才能擁有勞工保障呢?

首先,需要清楚了解在法例下「員工」的定義。這可以簡單地以「418」來表示,「4」是指連續4星期,「18」是指一星期工作多於18小時,並且需要為連續性合約。若然符合「員工」的標準,便可以享有勞工福利。

5) 勞工法例規定下的有什麼假期?僱主又需注意什麼呢?

A)年假

一個員工會有著兩個種類的假期,包括有年假和法例假期。法例假期是指農曆初一到初三等俗稱「紅日」的假期,共有17天假期。若僱主要求僱員在這些假期上班,不能以金錢交換並只能在該假期前後60天以補假形式作為補償。而年假則與法例假期不同,可以在僱員同意下用金錢作交換,第一年只有七天,之後由第三年開始每一年增加一天,以14天為最多日數。可是,要注意的是縱然經過試用期成為員工,但也要等待工作一年後才能真正享受假期,在之前的時間只能擁有該假期,不能申請放年假。而如果在試用期後但受僱未滿一年而申請辭職,在僱員未有造成嚴重錯失的情況下,僱主需要按比例計算年假薪酬。

B) 病假

僱員只要工作一個月就擁有兩天有薪病假,工作一年後便會變為四天有薪病假,最多可以擁有120天病假。可是,病假需要符合以下三點才能申請:第一,病假需要醫生證明書作為證明,不能以到診證明書為憑證。第二,需要連續四天或以上的病假才能獲得4/5的薪酬,三天或以下則不會有任何薪酬補債,除非公司另有安排。第三,需要連續四天或以上的規定,孕婦檢查能夠獲得豁免。

C) 產假

產假合共有10星期,而放假規律有三個選擇:前4後6、前3後7和前2後8,並且是以預產期作計算。產假是有薪假期,僱員也可獲得4/5的薪酬。而能夠獲得產假的條件是僱員需要在開始假期前工作最少40個星期。可是,如果發生早產或是遲產的情況,假期又應該怎樣安排呢?當早產的時候,假期會按照本來假期計算。而遲產則有兩個選擇,員工可以按照本來安排放假或者接實際出生日期計算,但是仍然是為10個星期。

D) 侍產假

而侍產假則比產假更為彈性,但是只有三天,並且同樣地能夠獲得4/5的薪酬。僱員能夠提交小孩出生紙來證明伴侶剛剛生產完就可以放假。

6) 那麼年終酬金/雙糧/第十三個月糧的安排又如何呢?

如果在合約上已經寫上有關年終酬金/雙糧/第十三個月糧的安排,就必須跟從。而且如果僱員做滿三個月提早離職,也需按比例支付。不過,若然在合約上註名接表現支付或是做滿某個時期在指定日子下支付則不受上述限制影響,可以視為酌情性花紅(Discretionary Bonus)。

7) 在平等機會條例下,有關僱主要注意的事項又有什麼呢?

僱主需要確保僱員在一個平等的工作環境下工作,並且有責任教育員工有開平等機會的知識和遇到不公平情況下的處理,否則將來員工做出歧視的行為或者是員工在沒有受過訓練下受到顧客的歧視行為,僱主則要負上一定的責任。而有關的歧視包括:性別歧視、家庭崗位歧視、殘疾歧視以及種族歧視。當中有部分行業可以豁免,例如演員註明需要男演員或女演員等。

8) 自僱人士和公司員工有何分別呢?

自僱人士與公司員工有四大分別。第一,在生財工具方面,如果其生財工具是由公司提供的話,這便不可被視為自僱人士。第二,在風險管理方面,自僱人輕需要完全負起整體商業責任。第三,在勞工福利方面,自僱人士是不會受任何勞工福利保障,例如假期或者是MPF等。第四,在工作地點方面,員工需要在僱主提供的地方,而自僱人士則可以在其他地方工作,他們甚至可以外判工作給其他人去完成,只要該工作能夠完成即可。因為兩者的分別,所以僱員有責任去釐清所僱用的是自僱人士或是公司員工。

9) MPF方面又有什麼需要的地方呢?

強制性公積金計劃(Mandatory Provident Fund Schemes)簡稱為MPF 或是強積金。只要員工是18歲至64歲,無論是全職或兼職,只要在公司中被僱用滿60天以上(並非以工作天計算,是以正常日數計算),僱主便有責任為員工開設強積金戶口。若然僱主違反規定,就有機會構成刑事罪行,最高可被處罰款35萬以及監禁三年。

雖然60天可能短於僱員試用期,但是僱主仍需為僱員供款。僱主需要在每個月10日之前完成供款,若不能準時供款,積金局會向拖欠供款的僱主發出「附加費通知書」,向僱主徵收拖欠供款的5%作為附加費。收到的附加費會全數存入僱員的強積金帳戶。

拖欠供款屬刑事罪行,拖欠供款人最高可被處罰款$450,000及監禁四年。此外,積金局可向拖欠供款的僱主徵收$5,000或欠款的10%的罰款,以款額較大者為準。

而僱主須留意以下步驟作出供款:

第一,僱主需要發出供款紀錄予僱員,但是在一般情況下,僱主都會在糧單上註明其供款紀錄。

第二,在作出供款方面,僱主及僱員均須定期向強積金計劃作出強制性供款,款額為僱員有關入息的5%,並受限於最低及最高有關入息水平。就月薪僱員而言,最低及最高有關入息水平分別為$7,100及$30,000。

第三,僱主除了為僱員作出強制性供款外,還可以為僱員作出自願性供款。而不論強制性及自願性供款均可以扣稅,上限為僱員總薪酬的15%。

第四,在選擇基金組合上,僱主不能左右或者為僱員決定認為他適合的組合。

第五,為成為良心僱主,除遵守法例外,僱主須為僱員提供額外的退休保障安排,例如提供多於一個強積金計劃供僱員選擇,及鼓勵僱員整合強積金戶口,讓僱員節省開支,亦更容易管理現有戶口。

10)如果需要辭退員工,有什麼需要注意的地方呢?

首先,要注意在僱用後一個月內,不能辭退員工。第二,辭退員工的原因不能基於以下四大情況:懷孕、假期、投訴和工會運動,以便保護僱員的權益。

 

延伸閱讀:勞工法例 @勞工處網站

http://www.labour.gov.hk/tc/legislat/contentA.htm

 

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